A través del análisis anteriormente mencionado, se han detectado los siguientes factores que se quieren resaltar como clave para la distribución de tareas: 

Solapamiento de tareas en los perfiles 

Según el estudio realizado en el documento “03_Análisis descriptores”, se ha detectado un solapamiento de tareas entre los distintos perfiles definidos. Esto puede ser positivo para la cobertura en algunos puestos y oficinas donde hay un déficit de personal, pero también puede generar ineficiencias, conflictos o la dispersión de atención, recursos o esfuerzos en tareas que no son prioritarias. En el contexto de un puesto de trabajado implica que una persona o equipo pierda claridad y conocimiento sobre sus funciones clave, lo que puede reducir la eficacia y la productividad.  

Sugerencia: Revisar si el solapamiento es necesario o es signo de mala organización. 

Polivalencia en los perfiles  

Por otra parte, también se ha detectado en el estudio que el 76% de los encuestados, realiza tareas distintas a las de atención a la ciudadanía. Es decir, una persona puede realizar varias funciones o roles dentro de su unidad. Esto genera flexibilidad dentro de los equipos y como consecuencia, la mayoría de las personas pueden cubrir otros puestos cuando es necesario, bien sea por vacaciones, bajas o rotación de puestos. 

Sugerencia: Valorar la polivalencia: dar valor a la capacidad de adaptación y multifuncionalidad de las personas que lo realizan en sus puestos de trabajo. 

Especialización de los perfiles 

Es fundamental fomentar la especialización dentro de un trabajo polivalente, desarrollando una estructura flexible que permita combinar la capacidad multifuncional de los perfiles con áreas de especialización más precisas. De este modo, se puede construir equipos más eficientes y adaptables a las necesidades del momento. 

Sugerencia: Favorecer el trabajo especializado, pero sin excluir una colaboración. 

Flexibilidad entre especialización y polivalencia 

Teniendo en cuenta todo el análisis anterior, el funcionamiento de las distintas unidades, no debe limitarse a un único enfoque de organización o a un solo modelo operativo ya que dependerá de las circunstancias de cada lugar. Esta flexibilidad de un modelo adaptable busca el funcionamiento óptimo de los equipos a la vez que un trabajo eficiente. 

Para llegar a esa flexibilidad y equilibrio entre especialización y polivalencia, es preciso partir de bases comunes en todas las unidades. Esto implica:  

Buena gestión de los recursos humanos,  

Tener una organización óptima del trabajo y  

Definir claramente las funciones asignadas a cada perfil.  

Partiendo de esta base, se plantean distintas estrategias orientadas a lograr un equilibrio adecuado entre especialización y polivalencia: 

Claridad de funciones y responsabilidades: Los roles, aunque sean polivalentes, tienen que estar bien definidos.  

Cada persona puede tener un área en la que es especialista y resolver casos más complejos. 

Evitar duplicidades innecesarias: Analizar los procedimientos y tareas que estén solapadas. 

Capacitar al personal para que pueda cubrir otras funciones en momentos claves como bajas o vacaciones. No se trata de que todos hagan de todo, si no que tengan esa capacidad de respuesta en momentos críticos o necesarios. 

Valorar la polivalencia: dar valor a la capacidad de adaptación y multifuncionalidad.